事務の改革

こんにちは、安堂達也です。

今回も私学経営上のリスク管理・リスク回避について考えていきます。

学園の体制で大きな格差を感じてしまうのが、事務職員体制の組み方です。
教師や保育士という有資格者の人材確保が厳しくなっていくこれからの職員採用では、ある意味無資格でも採用可能な事務職員の登用と活用によって、学園経営の底上げも可能です。

今回は、事務方の業務に潜むリスクと対応について、ヒントをご提示したいと思います。

事務上のリスクに対策する方法

学園の内部に潜在する経営の脅威となりうる事項

• 労務管理　→　労働法規への知識不足によるコンプライアンス違反・訴訟リスク
• 金銭管理　→　横領リスク、集金時間リスク、督促トラブル、人件費リスク
• 宣伝広報　→　無計画広報による知名度の低下と理念不浸透、園児数減少リスク
• 重要事項の分掌と承継　→　職員の使命感低下と無責任・他人任せ体質の蔓延

上記への対策を以下のように考えてみました。

１．事務上のリスク管理

①リスク発生の背景

・労務管理のリスク拡大は、国の働き方改革キャンペーンと新卒者保護者の職場環境への関心の高まりから。
・金銭管理は、ICT化業務合理化の推進が苦手な学園のリスク。
・求人対策や園児募集対策も、保護者対応からインターネットによるPR戦略まで、得手不得手の学園間格差が広がっている。
・分掌などの現場のマネジメントは、主任など現場のリーダーが長く統卒してきた園は主任退職後の混乱リスクがある。

②リスク発生の構造
・事務方の業務に関する経営リスクは少なくない。国の働き方改革キャンペーンにより、いまや、職員の勤怠管理にまつわる労働法規順守の急激な意識拡大は経営者にとっては常に潜在的脅威であり、職員の労基駆け込みがあれば即アウトとなるような学校法人は潜在的には押して図るべし。
・金銭管理については、保育所やこども園を中心に大幅に集金システムが合理化されているが、幼稚園においてはまだ集金袋で現金を預り担任の計算合わせが降園後の仕事になっているところもある。経営者の意識の構造改革が必要
・PRについては、認定子ども園移行により職員数を増加できた園では事務管理が順当でも、恒常的に人手不足な事務職員を増やせない園では、園長先生がしょい込む覚悟を決めながらも日常の多忙のために結局後手後手で改善できない。
・分掌の合理化については、伝統的に実用性の高い分掌が機能しているところは問題ない。しかし、分掌表に現実味がなく、ただ名前が割り振られているだけで実務マニュアルが書面または口頭でも後継されていない組織では、相変わらずシュールな現場トラブルが発生して、その都度対処療法的に振り回されてしまう。

③リスク予防の対策
１．基本行動
事務的管理業務については、人に仕事を割り振る発想を一度わきに置いて、学園の事務的実務にどのような業務があるかの全貌を整理し直し、事務的業務の再分掌を図る。
特に、園児募集や求人対応などは、事務方だけで事務的に進める形式から、教職員を巻き込んで全園をあげて意識改革とともに、全員分掌や実行委員形式で取組みを始める。

２．具体的習慣
・労務管理　→　労働法規への知識不足によるコンプライアンス違反・訴訟リスク
①信頼できる社労士、できるだけ学園担当経験のある方と顧問契約を結ぶ。
②自園の就業規則を社労士に確認してもらい、学園のポリシーを伝えた上で助言を得る。
③残業の扱い、業務の改善、マニュアル作成、人事評価の実用化、部下育成の組織化等着手する。

・金銭管理　→　横領リスク、集金時間リスク、督促トラブル、人件費リスク
①保護者の利用可能な幼稚園入金へのネット決済を導入する
②現金袋を継続するなら担任の計算業務を廃止し事務方2名担当に集約する
③事務連絡用保護者文書「未払督促状」等の文面テンプレート集の見直しをする

・宣伝広報　→　無計画広報による知名度の低下と理念不浸透、園児数減少リスク

①園児募集も求人対策も宣伝広報は年間計画で取組み年初に企画を完了させる。
②自園の宣伝広報の担当者を経営者以外に設けて、年間を通じた業務として取り組ませる。
③SNSからブログ、お便りなど紙媒体まで、情報発信の全貌を目的と効果効率を軸に見直す。

・重要事項の分掌と承継　→　職員の使命感低下と無責任・他人任せ体質の蔓延
①教育目標を根拠にした全学年における年間行事の在り方を見直しする。
②すべての活動に「誰のために」「何の目的で」行うかを意識付け、不明瞭なものは断捨離する。
③行事と活動を分母にして、年間を通じて必要な分掌を整理統合、必要に応じて新設する。

いかがでしたでしょうか？
貴園の安定経営とリスク管理に少しでもヒントになれば幸いです。

本日も最後までお読みいただきありがとうございました。

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メルマガ文責(C)安堂達也　

株式会社安堂プランニング 代表取締役・幼稚園経営コンサルタント
幼稚園☆元気塾 主宰・幼稚園研修.com 運営代表・保育研修プロデューサー
キャリアコンサルタント・認定心理士・TA心理カウンセラー・メンタルアップマネージャー
主な著書に「園児を集める49のヒント」「連絡帳の書き方ハンドブック」民衆社刊